各區(qū)（市）住房和城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門、行政審批服務(wù)主管部門，各有關(guān)單位：
為貫徹落實(shí)《住房城鄉(xiāng)建設(shè)部關(guān)于新形勢(shì)下進(jìn)一步加強(qiáng)城市建設(shè)檔案管理工作的通知》（建辦規(guī)〔2024〕1號(hào)），進(jìn)一步提高全市建設(shè)工程檔案管理工作質(zhì)量和水平，結(jié)合我市實(shí)際，現(xiàn)就有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一、壓實(shí)主體責(zé)任，提升檔案工作質(zhì)量
（一）明確工程檔案各方責(zé)任
按照“誰(shuí)形成、誰(shuí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)移交、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，工程參建各方及相關(guān)從業(yè)人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格落實(shí)工程檔案主體責(zé)任與義務(wù)。建設(shè)單位是工程檔案管理的第一責(zé)任主體，依法對(duì)工程檔案管理負(fù)總責(zé)。建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位對(duì)各自形成的工程文件資料的收集、整理、立卷以及其真實(shí)性和完整性負(fù)主體責(zé)任。建設(shè)單位及參建單位應(yīng)建立各自的檔案管理制度，落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制和檔案人員崗位責(zé)任制，做好本單位歸檔資料的管理工作，配備必要的檔案管理設(shè)施設(shè)備，按規(guī)定自行保管一套各自形成的工程檔案。監(jiān)理單位按規(guī)定對(duì)歸檔資料承擔(dān)監(jiān)理責(zé)任。
（二）嚴(yán)格工程檔案過程管理
建設(shè)單位要明確歸檔資料全過程管理要求，并將其納入工程監(jiān)理、施工管理等工程建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，與各參建單位簽訂合同時(shí)，要明確歸檔資料編制套數(shù)、編制費(fèi)用、質(zhì)量要求、移交要求等檔案管理內(nèi)容，督促各參建單位按照有關(guān)規(guī)定做好歸檔資料全過程管理工作。
歸檔資料應(yīng)隨工程進(jìn)度同步形成、收集與整理，真實(shí)反映工程建設(shè)情況，并符合國(guó)家、省、市相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、政策文件等規(guī)定。在工程檔案整理過程中，立卷單位的立卷人和審核人應(yīng)檢查確認(rèn)立卷的文件資料與歸檔目錄一致、內(nèi)容清晰完整、簽章手續(xù)完備、著錄規(guī)范準(zhǔn)確、掃描件內(nèi)容與紙質(zhì)原件一致。
建設(shè)單位應(yīng)明確竣工圖編制單位，保障編制費(fèi)用，按照《建筑工程（建筑與結(jié)構(gòu)工程）施工資料管理規(guī)程》（DB37/T 5072）、《建筑工程（建筑設(shè)備、安裝與節(jié)能工程）施工資料管理規(guī)程》（DB37/T 5073）、《市政工程資料管理標(biāo)準(zhǔn)》（DB37/T 5118）等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，在竣工驗(yàn)收前組織各參建單位完成竣工圖編制工作。設(shè)計(jì)單位協(xié)助建設(shè)單位對(duì)竣工圖進(jìn)行審查。施工單位和監(jiān)理單位應(yīng)對(duì)竣工圖真實(shí)反映工程竣工實(shí)際情況等進(jìn)行簽章確認(rèn)。
（三）抓好工程檔案驗(yàn)收移交
建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)在竣工驗(yàn)收前，對(duì)各自形成的歸檔資料進(jìn)行檢查，核查工程文件份數(shù)、設(shè)計(jì)變更數(shù)量、竣工圖編制等情況，形成歸檔資料自查意見。建設(shè)單位應(yīng)將歸檔資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性等納入工程竣工驗(yàn)收，確保與工程實(shí)際一致。
參建單位應(yīng)將本單位形成的工程檔案及時(shí)向建設(shè)單位移交。建設(shè)單位應(yīng)按規(guī)定在竣工驗(yàn)收備案前向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交已經(jīng)形成的工程檔案，并承諾在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)移交竣工驗(yàn)收后形成的文件資料。
二、強(qiáng)化科技賦能，提高檔案信息化水平
（一）推動(dòng)形成數(shù)字化工程檔案
鼓勵(lì)各單位依托智能建造管理平臺(tái)、智慧工地管理平臺(tái)、資料編制軟件等工程管理信息化系統(tǒng)形成工程原生電子文件，逐步實(shí)現(xiàn)工程文件資料在線同步編制、線上流轉(zhuǎn)簽章、一鍵自動(dòng)歸檔，提升工程檔案資料數(shù)字化管理水平。鼓勵(lì)各單位按照有關(guān)規(guī)定做好BIM檔案的形成、收集、移交工作。
加蓋電子簽章、具備法律效力、符合歸檔要求的原生電子文件與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可僅以電子形式作為憑證使用，可不再形成相應(yīng)的紙質(zhì)文件歸檔移交。各單位按照《山東省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳關(guān)于推行全過程數(shù)字化圖紙閉環(huán)管理的指導(dǎo)意見》等文件精神，編制形成的符合歸檔要求的數(shù)字化竣工圖，可不再移交相應(yīng)的紙質(zhì)圖紙。
（二）推動(dòng)工程檔案數(shù)字化接收
城建檔案管理機(jī)構(gòu)按需開展線上線下一體化全過程歸檔業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)服務(wù)，依托電子檔案接收系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)分階段審核工程電子檔案。按照《青島市建設(shè)工程電子檔案接收導(dǎo)則》等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，逐步推進(jìn)電子檔案接收系統(tǒng)與工程建設(shè)項(xiàng)目審批管理系統(tǒng)、數(shù)字化圖紙全過程監(jiān)管系統(tǒng)、工程管理信息化系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口對(duì)接，探索推動(dòng)工程電子檔案全要素?cái)?shù)字化接收。城建檔案管理機(jī)構(gòu)在建設(shè)單位及參建單位對(duì)工程檔案自驗(yàn)合格的基礎(chǔ)上，對(duì)移交的工程檔案進(jìn)行抽查后，按規(guī)定辦理檔案接收手續(xù)。
三、健全制度機(jī)制，推動(dòng)檔案高質(zhì)量發(fā)展
（一）加強(qiáng)制度保障提高管理水平
各級(jí)住房城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)城建檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)，強(qiáng)化城建檔案管理組織領(lǐng)導(dǎo)，保障城建檔案工作經(jīng)費(fèi)和人員隊(duì)伍建設(shè)，著力解決當(dāng)前城建檔案管理存在的困難問題，健全檔案管理制度機(jī)制，加強(qiáng)檔案安全保密管理。完善電子檔案管理機(jī)制，保障城建檔案管理機(jī)構(gòu)具備電子檔案接收、保管、利用條件，加快推進(jìn)城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。除法規(guī)另有規(guī)定外，開展有關(guān)檢查時(shí)，對(duì)于符合要求的原生電子文件，可不再查看相應(yīng)紙質(zhì)文件。探索推動(dòng)建立檔案責(zé)任追究機(jī)制，對(duì)未履行檔案責(zé)任的相關(guān)單位及其人員，依法依規(guī)進(jìn)行處置，實(shí)施信用懲戒。
（二）建立聯(lián)動(dòng)機(jī)制形成工作合力
各級(jí)行政審批主管部門要加強(qiáng)工作聯(lián)動(dòng)，在核發(fā)工程施工許可時(shí)，通過工程建設(shè)項(xiàng)目審批管理系統(tǒng)向建設(shè)單位推送檔案移交管理要求。將建設(shè)工程檔案驗(yàn)收納入工程竣工聯(lián)合驗(yàn)收，在辦理工程竣工驗(yàn)收備案時(shí)，嚴(yán)格查驗(yàn)建設(shè)工程檔案驗(yàn)收合格意見，保障工程檔案的及時(shí)完整移交。有序推進(jìn)審批系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的互聯(lián)互通，讓數(shù)據(jù)多跑路、企業(yè)少跑腿，助力優(yōu)化營(yíng)商環(huán)境。
青島市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局??????青島市行政審批服務(wù)局
2025年9月11日